ORGANISASI DAN KOORDINASI
Pengertian Pengorganisasian
(Organizing)
Pengorganisasian
adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian
didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai
dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil
pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Pengorganisasian
(Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi
suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas
dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk
mencapai tujuan.
Teori organisasi
Teori
organisasi adalah suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau
pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi sehingga dapat lebih berhasil
bahkan pada gilirannya organisasi dapat mencapai sasaran yang ditetapkan,
adapun yang dimaksud masalah itu sendiri adalah segala sesuatu yang memerlukan
pemecahan dan pengambilan keputusan.
Ada 9 macam
teori organisasi yaitu teori organisasi klasik, teori organisasi birokrasi,
teori organisasi human relations, teori organisasi perilaku, teori proses,
teori organisasi kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi
pembuatan keputusan dan teori organisasi kontingensi.
1. Teori
Organisasi Klasik
Teori
organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi
spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi
diantaranya : (1) prinsip penetapan tujuan yang jelas; (2) prinsip kesatuan
perintah; (3) prinsip keseimbangan; (4) prinsip pendistribusian pekerjaan; (5)
prinsip rentangan pengawasan; (6) prinsip pelimpahan wawasan; (7) prinsip
departementasi; (8) prinsip penetapan pegawai yang tepat; (9) prinsip
koordinasi dan (10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.
2. Teori
Birokrasi
Pada dasamya
teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi
harus menjalankan strategi sebagai berikut:
a. Pembagian
dan penugasan pekerjaan secara khusus
b. Prinsip
hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung.
c. Promosi
didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari
pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.
d. Setiap
pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan
status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal
e. Tiap-tiap
tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu
berdasarkan kepada data peraturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip
uniformitas
3. Teori
Human Relations
Teori ini
disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori
hubungan kerja kemanusiaaan atau the human relations theory. Suatu hubungan
dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan
kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan
secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara
hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam
semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.
4. Teori
Organisasi perilaku
Teori ini
disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku
anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil
tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para
anggotanya.
5. Teori
Organisasi Proses
Suatu teori
yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang
tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam
arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan
prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).
6. Teori
Organisasi Kepemimpinan
Teori ini
beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung
sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga
mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat
dicapai secara efisien dan efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori
organisasi yang berhubungan dengan masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas:
a. Teori
Otokratis
b. Teori
Demokrasi
c. Teori
kebebasan (Teory laissez fairre)
d. Teori
Patnernalisme
e. Teori
Personal atau pribadi.
f. Teori
Non-Personal
7. Teori
Organisasi Fungsi
Fungsi
adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang
mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan
organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau
manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian
(Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan
(Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).
8. Teori
Pengambilan Keputusan
Teori ini
berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat
disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan
pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat
program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di
tingkat bawah.
9. Teori
Kontingensi (Teori Kepentingan)
Teori ini
berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan
baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan
situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis
sendiri.
Dari semua
teori ini, tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling
sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi.
Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan
lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.
PEMBAGIAN KERJA DAN BENTUK
ORGANISASI
Struktur
Organisasi (Disain Orgaisasi) Yaitu Dapat Didefinisikan Sebagai
Mekanisme-mekanisme Formal Dengan Mana Organisasi Dikelola.
Adapun
Faktor-faktor Utama Yang Menentukan perancangan
Struktur
Organisasi Adalah Sebagai Berikut :
· Strategi Organisasi Untuk Mencapai
Tujuannya.
· Teknologi Yang Digunakan.
· Anggota (Karyawan) Dan Orang-orang
Yang Terlibat Dalam Organisasi.
· Ukuran Organisasi.
Ada 5
Unsur-unsur Struktur Organisasi Terdiri
Dari :
· Spesialisasi Kegiatan Berkenaan Dengan
Spesifikasi Tugas-tugas Individual Dan Kelompok Kerja Dalam Organisasi
(Pembagian Kerja) Dan Penyatuan Tugas-tugas Tersebut Menjadi Satuan-satuan
Kerja. (Departementalisasi).Standardisasi Kegiatan, Merupakan Prosedur-prosedur
Yang Digunakan Organisasi Untuk Menjamin Terlaksananya Kegiatan Seperti Yang
Direncanakan.
· Koordinasi Kegiatan, Menunjukkan
Prosedur-prosedur Yang Mengintegrasikan Fungsi-fungsi Satuan-satuan Kerja Dalam
Organisasi.
· Sentralisasi Dan Desentralisasi
Pembuatan Keputusan.
· Ukuran Satuan Kerja Menunjukkan Jumlah
Karyawan Dalam Suatu Kelompok Kerja.
departementasi
A. Pengertian Departementasi
Efisiensi
kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang
bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan
dikelompokkan disebutkan departementasi.
Ada dua
macam bentuk departementasi yaitu :
® Departementasi Fungsional
Departementasi
fungsional yaitu ; organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang dala yang
terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut
fungsi dalam satu departmen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke
dalam 1 unit. Mengelompokkan fungsi yang sam a atau kegiatan sejenis untuk
membentuk satuan organisasi yang paling
umum dan bentuk dasar departementasi.
v Kebaikannya :
Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan
kedudukan fungsi-fungsi utama
Menciptakan efisiensi melalui spesalisasi
Memutuskan keahlian organisasi
Memungkinkan pengawasan manajemen puncak
terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi
v Kelemahannya :
Menciptakan konflik antar fungsi
Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
Umpan balik yang lambat
Memusatkan pada kepentingan tugasnya
Para anggota berpandangan lebih sempit
serta kurang inovatif
® Departemen Devisional
Departementasi
divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisni terpisah, mungkin di
tujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses
dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
® Struktur organisasi divisional atas dasar
produk
Setiap
departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur
ini di pakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
® Struktur organisasi divisional atas dasar
wilayah
Pengelompokkan
kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya.
Faktor yang menjadi pertimbangang adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran,
transportasi dan lain sebagainya.
® Struktur organisasi divisional atas dasar
langganan
Pengelompokkan
kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan poduk, terutama dalam kegiatan
pengelompokkan penjualan ,pelayanan.
Organisasi proyek dan matrik
Pengertian
organisasi proyek dan matrik
Merupakan bentuk
departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan
kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan
segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga
ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan
orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim,
spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai
wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah
selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke
departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik
kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem
proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di
dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya
mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya
melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai
matrik dalam lalu lintas aliran wewenang
Pengertian koordinasi
Koordinasi ( coordination ) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah ( departemen atau
bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen
akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.
Kebutuhan akan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi
dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan
pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang
menetapkan tujuan yang tinggi.
Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara
satuan-satuan organisasi, yaitu :
Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila
satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap
satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.
Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana
suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu sebelum
satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan
hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan
dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian
bagian-bagian organisasi yang efektif, yaitu :
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari
departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang
bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan
menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas
produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling
penting sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan desain produk sebagai
yang paling esensial.
Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.
Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang
bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang
dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana
kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa
dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih
longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu
tertentu.
Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif.
Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan
informasi. Semakin besar ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin
membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas
pemrosesan informasi.
Ada tiga
pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu
Pendekatan 1
: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Aturan dan
prosedur
Hirarki
manajerial
Penerapan
tujuan dan rencana
Pendekatan
2 : MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Investasi
dalam sistem infrmasi vertikal
Penciptaan
hubungan-hubungan ke samping
Pendekatan 3
: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan
Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
Mekanisme-mekanisme
dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemenyang
secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
Hirarki
manajerial yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal,
hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat.
Aturan dan
prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadiankejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
Rencana dan
penetapan tujuan yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama.
Peningkatan koordinasi potensial
Bila
mekanismepengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam
mekanisme-mekanisme tambahan diperlukan. Koordinasi potensial dapat
ditingkatkan dalam dua cara, vertikal dan menyamping (horizontal) :
Sistem
informasi vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar
rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi dan pengawasan.
Hubungan-hubungan
lateral (horizontal) yaitu melalui pemotongan rantai perintah,
hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Ada beberapa
hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut :
Kontak
langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja.
Peranan
penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi
panjangnya saluran komunikasi.
Panitia dan
satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu
diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat
koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran
oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila
posisi pengintegrasian yang dijelaskan diatas tidak secara efektif
mengkoordinasikan tugas tertentu.
Organisasi
matriks, organisasi matriks dikembangkan pertama kali dalam industri ruang
agkasa. Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan
terutama pada perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor,
perusahaan-perusahaan konsultan, kantor-kantor akuntan dan
organisasi-organisasi lain yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai
waktu penyelesaian terbatas dan bersamaan, memerlukan koordinasi dan prestasi
teknis tinggi, serta membutuhkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.
Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Bila
mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi
potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi
kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban
bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat
diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi.
Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan yaitu memberikan kelonggaran bagi
satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas
diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri yaitu teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu
organisasi operasi (perusahaan).
http://ayukayuk.blogspot.com/2014/01/makalah-koordinasi.html
http://alfian-it.blogspot.com/2014/11/organisasi-dan-koordinasi.html
http://alfian-it.blogspot.com/2014/11/organisasi-dan-koordinasi.html
0 komentar:
Posting Komentar